5 preguntas clave para establecer prioridades

Una parte clave de la gestión del tiempo personal es que se tome el tiempo para mirar hacia el futuro. Proyéctese cinco años hacia adelante y piense dónde quiere estar. Cree una imagen mental de su futuro ideal: su mejor futuro– y luego piensa en los pasos que tendrías que dar, a partir de hoy, para hacerlo realidad. Recuerda, no importa de dónde vengas. Todo lo que realmente importa es hacia dónde vas.

Piensa en las cosas que te gustaría lograr, para que tu enfoque futuro está en sus objetivos en lugar de centrarse en el pasado. Centrarse en las oportunidades en lugar de los problemas. Piense en las soluciones y qué acciones específicas podría tomar, en lugar de las cosas que salieron mal y quién tiene la culpa. Sigue preguntando: “¿A dónde vamos desde aquí?” Como dijo John Maynard Keynes: “Debemos pensar mucho en el futuro, porque ahí es donde vamos a pasar el resto de nuestras vidas”.

En muchas empresas, el 80 por ciento del tiempo de los altos cargos se dedica a los problemas del ayer y no a las oportunidades del mañana. Siga pensando en formas en que puede cambiar las cosas que está haciendo hoy, para que su enfoque futuro es consistente con lo que deseas.

Proyecto a 5 años:

Gary Hamel y CK Prahalad, los planificadores estratégicos que escribieron el libro, compitiendo por el futuro, Aliente a los tomadores de decisiones a proyectar hacia adelante varios años cuando hagan una planificación estratégica. Animan a los ejecutivos a imaginar que su empresa es la mejor empresa de la industria en algunos años en el futuro. Luego identifican los productos, servicios, mercados y, especialmente, habilidades, talentos y capacidades que necesitarán para ser líderes de la industria dentro de cinco años. Finalmente, alientan a los líderes empresariales a comenzar de inmediato a desarrollar el habilidades fundamentales y competencias que necesitarán para ser líderes del mercado en el futuro. Deberías hacer lo mismo.

Concéntrese en el primer 20 por ciento:

En estableciendo prioridades, recuerde que el primer 20 por ciento de cualquier tarea generalmente representa el 80 por ciento del valor de esa tarea. Una vez que comienza a trabajar en esa tarea, el primer 20 por ciento del tiempo que dedica a planificar y organizar los recursos necesarios para lograr la tarea generalmente representa el 80 por ciento de su éxito. Al establecer prioridades, siempre concéntrese en el primer 20 por ciento de la tarea. Ponte a ello y hazlo. El próximo 80 por ciento tenderá a fluir suavemente una vez que se complete el primer 20 por ciento.

Si está en ventas, obtener la cita inicial donde se encuentra cara a cara con el tomador de decisiones es el primer 20 por ciento de la transacción. Pero representa el 80 por ciento del valor en el proceso de ventas. La presentación, el cierre de la venta, el seguimiento, la entrega del producto o servicio, etc., representan el segundo 80 por ciento que solo supone el 20 por ciento del valor.

Olvídate de las pequeñas cosas…

Mientras estableciendo prioridades, nunca cedas a la tentación de aclarar primero las cosas pequeñas. No comience por el final de su lista y continúe con las tareas importantes en la parte superior. No se permita atascarse en actividades de baja prioridad. No te especialices en menores. Como dijo Goethe: “Las cosas que más importan nunca deben estar a merced de las cosas que menos importan”.

La tendencia natural de la naturaleza humana es seguir la Ley de la Mínima Resistencia. En la gestión del tiempo y el trabajo personal, esto significa que tenemos una tendencia natural a comenzar con pequeñas tareas, pensando que tan pronto como entremos en calor, nos lanzaremos a nuestras grandes tareas y aumentar la productividad.

Esto es lo que he encontrado. Cuando empiezas con pequeñas tareas, empiezan a multiplicarse, como conejos en primavera. Cuando comienza a aclarar sus pequeñas tareas, parece atraer más y más tareas pequeñas para trabajar en las que, al final, no lo hace. aumentar la productividad. Cuanto más tiempo y más duro trabajes, más tareas pequeñas parecen surgir. Al final del día, estarás exhausto y no habrás logrado nada de valor. Comience con su trabajo más importante primero.

Aquí hay 5 preguntas clave para estableciendo prioridades:

Estas son preguntas que puede hacerse regularmente para asegurarse de que está trabajando en sus principales prioridades y haciendo lo máximo posible para usted.

1. ¿Por qué estoy en la nómina? Pregúntese si lo que está haciendo en este momento es lo más importante para lo que lo han contratado. Si tu jefe estuviera sentado frente a ti mirándote, ¿qué estarías haciendo diferente de lo que estás haciendo en este momento?

Aquí hay un ejercicio. Haz una lista de todo para lo que crees que te han contratado y llévasela a tu jefe. Pídele a tu jefe que organice esta lista de trabajo por prioridad. Pídele a tu jefe que te diga qué es lo más importante y lo que es menos importante. A partir de ese momento, trabaja con determinación en aquellas tareas que tu jefe considere más importantes.

2. ¿Cuáles son mis actividades de mayor valor? Recuerde, solo hay tres cosas que hace que representan la mayor parte del valor de su trabajo. ¿Cuál de sus actividades aporta mayor valor a su empresa? Si no estás seguro, pregunta a las personas que te rodean. Todo el mundo sabe las cosas más importantes que otras personas deberían estar haciendo.

3. ¿Cuáles son mis áreas clave de resultados? ¿Cuáles son los resultados específicos que debe obtener para hacer su trabajo de manera excelente? De todas esas áreas de resultados clave, ¿cuáles son las más importantes?

4. ¿Qué puedo hacer yo, y sólo yo, que si se hace bien marcará una diferencia real? ¿Cuál es la única cosa, hora tras hora, que solo usted puede hacer y, si lo hace bien, hará una contribución significativa a su negocio? Esto es algo que nadie más puede hacer por ti. Si no lo haces, no se hará. Hacer esta tarea, hacerlo bien y hacerlo con prontitud puede tener un gran impacto en su carrera.

5. ¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo, en este momento? Esta es la pregunta clave en la gestión del tiempo. Cada vez que la habilidad de planificación y gestión está orientada a ayudarte a determinar la respuesta correcta a esta pregunta en cada momento del día. ¿Cuál es el uso más valioso de su tiempo en este momento?

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