4 estrategias simples para colaboraciones remotas exitosas

La pandemia de Covid-19 cambió la forma en que vivimos la vida y hacemos negocios. Antes de la pandemia, estábamos hombro con hombro y cara a cara. No había máscaras, y el distanciamiento social no era una cosa. Luego, llegó la pandemia y todo cambió.

Una vez fuimos una cultura bulliciosa que hacía negocios en lugares cerrados, y luego nos distanciamos y tuvimos que hacer que las colaboraciones remotas funcionaran. Las oficinas que alguna vez albergaron a mucha gente estaban vacías. El llamado era para que las personas se mantuvieran seguras quedándose en casa. Luego, el mundo entero se detuvo cuando la pandemia hizo que nuestros funcionarios cerraran todo.

Sin embargo, como todos nos quedamos en casa para mitigar la propagación de la enfermedad, todavía necesitábamos ganarnos la vida. Las facturas no iban a desaparecer y había que comprar comida.

La colaboración remota está en aumento

Vivir en estas condiciones dio lugar a trabajadores remotos y colaboraciones remotas. Mantuvo las empresas abiertas y las personas empleadas. A la luz de todos los estándares de trabajo remoto promulgados durante la pandemia, las empresas descubrieron las ventajas de utilizar la colaboración remota para expandirse a pesar de las desafortunadas circunstancias.

Los desafíos pasaron de una necesidad desesperada de redefinir cómo se hacían los negocios a trabajar de manera efectiva de forma remota mientras se creaba una cultura en torno a una colaboración remota saludable. Este artículo le brindará consejos, herramientas y trucos para una colaboración remota efectiva.

Establecer normas de comunicación para la colaboración

Establecer normas culturales en torno a la comunicación es una parte integral de la colaboración remota efectiva. Desarrollar la cultura antes de hacer el primer proyecto juntos es imperativo. Hacer esto establece el estándar de cómo se ejecutarán los equipos y cómo operarán sus miembros.

1. Establecer Normas de Comunicación

Estas normas son cómo se comunicará su equipo, qué canales usarán y con qué frecuencia deben estar en comunicación regular con usted y entre ellos. Sin estas normas, la comunicación puede volverse abrumadora o inexistente.

Dirija a su equipo estableciendo sistemas y estructuras normativos sobre cómo se comunicará y qué método es el método de comunicación preferido.

2. No confunda comunicaciones breves y comunicaciones claras

La comunicación puede ser breve sin ser clara. El objetivo del equipo no es ser lo más breve posible sino lo más claro posible. Esforzarse por la claridad le enseñará al equipo cómo comunicarse, mientras que la brevedad viene con la práctica.

Los equipos que son comunicadores claros son equipos que alcanzan altos niveles de éxito.

3. No bombardees a tu equipo con mensajes

Hay tanto una ciencia como un arte en la comunicación. La ciencia de la comunicación proviene de aprender a comunicarse. El arte de la comunicación se desarrolla a medida que aprendes cuándo comunicarte.

Desarrolle la autoconciencia de cuándo sus mensajes distraen más que ayudan.

4. Encuentra las oportunidades ocultas dentro de las comunicaciones escritas

Cuando le demuestres al grupo que valoras su tiempo, ellos valorarán la colaboración.

¿Puede esa reunión ser un correo electrónico? ¿Necesita reunirse con su equipo todas las mañanas o puede enviar un mensaje con las directivas del día? ¿Has anunciado al grupo cuánto los valoras?

Hay muchas oportunidades para crecer y desarrollar su equipo a través de la comunicación escrita. Tienes que encontrarlos.

5. Sea intencional acerca de la celebración

Lo que celebras, lo retienes. Cuando celebres al equipo, el equipo seguirá siendo un equipo. La gente no se queda donde no la celebran.

Si desea que la colaboración remota funcione, entonces sea intencional al celebrar. Celebra cumpleaños, hitos, acontecimientos de la vida, metas cumplidas, etc. Lo que elogias crece.

Si crea una norma de cultura comunicativa en torno a celebrar a las personas, crea algo magnético que mantendrá unido al equipo en los años venideros.

Una idea sin una estrategia es un desperdicio de energía. Tener una estrategia da la idea de las piernas sobre las que necesita caminar para cumplir su misión.

Aquí hay cuatro estrategias prácticas para una colaboración remota efectiva:

1 . Crea una rutina en torno a la comunicación

No pienses demasiado en la rutina. Comience con algo y ajústelo a lo largo del camino. Invitar a comentarios de los otros colaboradores. El pulso de vida de su equipo ocurre cuando se reúnen en torno a una directiva estándar.

Con las rutinas de comunicación, puede tener reuniones diarias, reuniones semanales de “crecimiento” y sesiones de información mensuales.

reuniones diarias son puntos de control de la comunicación. No hay reuniones largas. Su propósito previsto es reunirse rápidamente para repasar la lista de tareas diarias, evaluar si alguien necesita ayuda y crear un punto de conexión.

Reuniones semanales de “crecimiento” son reuniones de equipo. Este tipo de reunión es donde todo el equipo se reúne para discutir oportunidades de crecimiento, generar ideas, planificar o capacitarse.

Sesiones informativas mensuales son reuniones donde se reúne todo el equipo para repasar su directiva del mes. También es una oportunidad para organizar capacitaciones, brindar comentarios, tener sesiones de trabajo o repasar la política de la empresa.

Consejo profesional: Cualquier rutina de comunicación que decidas está bien. Lo único que debe tener en cada reunión es una agenda. No importa cuán larga o corta sea la reunión. Una agenda comunica que valoras su tiempo mientras te mantiene encaminado al apegarte al plan.

2 . Herramientas comunes para colaboraciones remotas

Cuando pensamos en colaboraciones remotas efectivas, la tecnología suele estar al final. El hecho de que la tecnología sea el último de los pensamientos puede deberse a la suposición de que todos tienen acceso a la tecnología.

Aunque nuestra suposición puede ser correcta, todavía tenemos que abordar el tipo de herramientas que utilizará cada persona.

Aquí hay algunas necesidades tecnológicas cotidianas que cada equipo debe abordar con ejemplos populares:

• Software de videoconferencia (Zoom o Google Meetup)
• Aplicación de gestión de tareas (Trello, Notion o Asana)
• Aplicación de comunicación (Voxxer, Volley, Slack o WhatsApp)
• Auriculares (no subestimes el poder de los auriculares con cancelación de ruido)
• Monitores (¿Cuántos necesita el equipo para las tareas?)
• Software de escritorio remoto (para acceder de forma remota a las computadoras de la oficina para archivos o reparaciones)
• Aplicación antivirus (Esto no es negociable)
• Aplicación de gestión de contraseñas (1password o Dashlane)
• Almacenamiento en la nube (Google Drive o Dropbox)
• Paquete ofimático (MS Office)

Consejo profesional: Cree una lista de todas las aplicaciones necesarias con descripciones. Todos los colaboradores deben usar el mismo programa para reducir la falta de comunicación. Además, es esencial tener en cuenta que cada aplicación tendrá una curva de aprendizaje.

Elegir la mejor herramienta para el equipo con la curva de aprendizaje más baja mientras se promueve la simplicidad en el espacio de trabajo es una victoria.

3 . Navegue a través de sus expectativas

Para comenzar a establecer expectativas saludables dentro de las colaboraciones remotas, primero se debe comprender la naturaleza de las expectativas.

Las expectativas son pensamientos sobre cómo deseamos que las personas actúen y operen dentro de contextos específicos. Debido a que la esencia del trabajo remoto es que cada colaborador trabaja desde un lugar diferente, las expectativas no son sugerencias.

Las expectativas que se comunican correctamente son requisitos para comunidades saludables de colaboración remota.

Incluso antes de comenzar a trabajar juntos, tener una buena comunicación que defina las expectativas del equipo desde el principio en la asociación es clave para una colaboración efectiva. Al determinar las expectativas de su colaboración remota, debe ser realista y extremadamente específico.

Una expectativa poco clara deja lugar a la confusión. Como sabrá, la confusión genera inseguridad e ineficacia, lo que en última instancia dificulta su progreso y el del equipo.

Para ayudar a navegar las expectativas, haga una lista que se aplique a todos (incluido usted mismo). Una vez que haya establecido un esquema de sus expectativas generales, reúna al equipo para que puedan discutir abiertamente. El objetivo es llegar a un censo sobre cómo operará y se comportará todo el equipo.

Aquí hay algunas posibles expectativas del equipo:

• Estar presente en todas las reuniones programadas.
• Planifique las ausencias esperadas con anticipación.
• Enfócate en tu área de trabajo.
• Vístase apropiadamente para el lugar de trabajo.
• Sea cortés en todo momento.
• Mantenga una actitud positiva y servicial.
• Asegúrese de no dejar huecos que otros tendrán que recoger.

Por supuesto, tendría que definir cómo se ve cada uno de estos para su contexto. Sin embargo, cuanto más trabaje en claridad antes de que el equipo trabaje en conjunto, más fácil será navegar por las conversaciones y los desafíos.

Consejo profesional: No cree esto solo. La vida no ocurre en el vacío, y tampoco debería ser un trabajo en equipo. Cuanto más pueda invitar a la aceptación y la percepción del equipo, mayor será la oportunidad de que todos sigan y compartan las expectativas.

Recuerde, la gente nunca hará lo que se le diga. A la gente le gusta saber que su voz importa. Colabore en las expectativas del equipo y vea cómo el equipo se vuelve imparable.

4 . Llame al equipo a un estándar más alto

Al construir una cultura que pueda adaptarse a los cambios continuos y superar los desafíos en un entorno competitivo mientras se trabaja de forma remota, debemos sentar las bases de ese equipo con el crecimiento en mente.

Piense en ello como una casa. Si los cimientos de la casa están defectuosos, entonces la casa no puede sostenerse. No importa cuán increíble sea la casa. Si la casa tiene algún problema con los cimientos, eventualmente la casa se caerá.

Los equipos colaborativos funcionan de manera similar. Cuando está creando un equipo remoto, la base de ese equipo es la parte más esencial del proceso.

Cada equipo efectivo está comprometido con los miembros del equipo de manera que empuja a todos a ser la mejor versión de sí mismos. Entonces, sin altos estándares y altos niveles de responsabilidad, el equipo de colaboración remoto no funcionará. El equipo tratará de que cada persona intente lucir bien y ser la mejor en lugar de anteponer el interés de todo el equipo al suyo propio.

Nosotros, como líderes, debemos comprometernos a crear equipos saludables y no solo equipos efectivos. Los equipos efectivos hacen el trabajo. Los equipos saludables crecen a través del trabajo y eventualmente pueden manejar desafíos cada vez más complejos.

El objetivo no es solo completar la misión, sino crecer como equipo y pasar de la finalización del trabajo a la innovación. Esto requiere responsabilidad, altos estándares de comportamiento y niveles crecientes de compromiso.

Sin estándares de alto desempeño y una sólida responsabilidad, incluso los mejores equipos eventualmente colapsan.

Llama al equipo remoto a ser el mejor pensando:

• Excelencia sobre perfeccionismo
• Alto rendimiento sobre la mediocridad
• Rendición de cuentas sobre la irresponsabilidad
• Iniciativa sobre la pereza
• Relación sobre codependencia
• Respeto sobre desprecio
• La humildad sobre el orgullo
• Honor sobre los celos
• Colaboración sobre competencia

Luego, responsabilícense mutuamente de manera respetuosa. Habla sobre los desafíos. Llamar a las inconsistencias. Dale al equipo el derecho de llamarte por algo que te hace vivir en un estándar más bajo.

Pensamientos finales

La colaboración remota es un objetivo que muchos se esfuerzan por alcanzar, pero no es suficiente para hacer una colaboración remota. Hacer las cosas para hacerlas no mueve la aguja.

Hacer trabajos pesados ​​o de moda solo nos hace sentir que estamos logrando metas. Lo que distingue a las empresas es su enfoque inquebrantable en la colaboración remota como una misión centralizada y no como una actividad más.

Como empresa en crecimiento que busca expandir su influencia y alcance, tenga en cuenta que la colaboración remota no debe ser el enfoque. En cambio, el punto focal debe estar en cómo ser efectivo en la colaboración remota.

Hágalo parte de la misión y visión de la empresa en expansión. Permita que sea un valor central que lo empuje a expandirse y crecer.

Crédito de la foto destacada: Chris Montgomery a través de unsplash.com