No es ningún secreto que el espacio tiene un impacto profundo en nuestra productividad y en muchos otros aspectos de nuestras vidas. Las investigaciones muestran que aquellos que tienen control sobre el diseño de su espacio de trabajo no solo son más felices y saludables, sino que también son hasta un 32 % más productivos.
Ahora, los espacios de trabajo remotos se han convertido en parte de la nueva normalidad para muchos de nosotros. Por lo tanto, es más importante que nunca prestar atención y organizarlo de acuerdo con las necesidades individuales de cada uno.
En mi práctica como especialista en productividad, me gusta presentar a mis clientes una lista de verificación de “cosas que no hacer”. Y uno de los primeros puntos que le doy seguimiento es respecto al entorno en el que trabajamos ya que es uno de los principales fundamentos de la productividad.
Pero con esta libertad de elección de espacio de oficina remota viene una gran responsabilidad. Seguir nuestras propias ideas, necesidades y deseos únicos en una configuración de trabajo remoto nos da el placer de pasar al “modo de trabajo” mucho más fácilmente, creando la oportunidad de ser mucho más productivos y exitosos.
Mientras estemos a cargo, debemos comprender qué nos sirve mejor y qué debe eliminarse. Sin más demora, aquí hay varios aspectos importantes de por qué un espacio de trabajo remoto inspirador lo preparará para el éxito profesional y cómo hacerlo realidad.
1. Crea acción enfocada
Si bien podemos entender que la productividad no se define por cuánto hacemos sino por la calidad de las acciones que tomamos, en un entorno de oficina, las distracciones pueden desviarnos de la priorización efectiva.
Sin embargo, con una configuración de trabajo en casa, ya podemos predecir nuestras distracciones, por lo tanto, eliminarlas antes de que ocurran.
¿Cómo?
Da un paso atrás y analiza un poco. ¿Qué llama su atención para desviarse de la tarea? ¿Qué crees que te lleva a distraerte?
Si bien hay muchas cosas que nos distraen todos los días, no estamos exentos de culpa aquí. Somos nosotros los que nos permitimos distraernos pensando, “solo será un minuto”, convirtiéndose en otra hora de enfoque equivocado.
Para abordar esos desencadenantes desagradables que nos distraen de la acción enfocada, aquí está su sistema de 3 pasos:
Paso 1: Identificar 5 sentidos
- Sonido: charla, mascotas, ruido blanco, música.
- Toque – silla, ropa, mesa
- Vista: pantalla, fondo de pantalla, entorno, vista
- Olor – café, naturaleza, aroma
- Gusto – regusto, lo que estás comiendo/masticando
Su entorno de trabajo debe estar desencadenado por la menor cantidad posible de esos desencadenantes, así que elija sabiamente. Para hacer eso, debes identificar qué es lo que más te distrae en términos de los cinco sentidos.
Paso 2: elimina tus opciones
Si tiene su teléfono o una bolsa de maní en su escritorio de trabajo, es probable que uno de ellos lo distraiga. Para evitar eso, coloque su teléfono en otro lugar y esconda los cacahuetes para que no estén al alcance de la mano.
Es muy fácil levantar su teléfono cuando escucha ese sonido “bing” cada vez que ingresa un mensaje nuevo o cuando ve notificaciones emergentes en la pantalla. Tú conoces mejor tus factores desencadenantes, así que usa ese conocimiento a tu favor.
Las distracciones externas tienen un gran impacto en nuestro trabajo, pero tendemos a distraernos más de lo que deberíamos. Por lo tanto, siga concentrándose en sus tareas y elimine sus opciones: todo está en sus manos.
Paso 3: establecer límites
Si una computadora portátil es su principal dispositivo de trabajo, obviamente no puede eliminarla de su lista de distracciones. Sin embargo, para mantenerte enfocado, establece límites para pasar una cierta cantidad de tiempo en donde no deberías pasar tiempo en absoluto.
Si se toma un descanso de su trabajo durante diez minutos y comienza a ver videos de Youtube sobre gatos divertidos, puede demorar mucho más que solo diez minutos (créame, lo sé). Entonces, en lugar de procrastinar continuamente, establezca límites.
Por ejemplo, mire solo dos videos, o si se permite hacerlo durante cinco minutos, asegúrese de configurar un temporizador para mantenerse responsable y productivo.
2. Da rienda suelta a la creatividad
Su espacio de trabajo remoto debe ser el lugar más atractivo, motivador e inspirador donde se encuentre en la zona para crear.
La configuración de su trabajo en el hogar es un espacio seguro para que fluyan las ideas porque lo ha creado para servirle. Si el espacio te hace sentir cómodo, te permite ser lo más productivo posible.
¿Cómo?
Su rendimiento laboral depende de su flujo de productividad. Por lo tanto, conocer su flujo es crucial si desea mejorar su rendimiento, subir de nivel y trabajar menos sin sabotear su éxito.
Todos hemos visto a personas subir de nivel en los negocios estando más ocupados como una progresión normal, pero ¿qué tal subir de nivel y trabajar menos? Eso se puede lograr utilizando sabiamente su flujo de productividad.
Comprender su flujo de productividad comienza con encontrar su ventana máxima. Ese es el momento en que eres más productivo, más enfocado, más energizado y más todo.
Entonces, mire hacia atrás en sus días y pregúntese:
- ¿Cuál es el mejor momento para mí para tener reuniones de equipo?
- ¿Cuál es el mejor momento para trabajar en mi zona de genio?
- ¿Cuál es el mejor horario para recibir llamadas?
- ¿Cuál es el mejor momento para mí para hacer entrevistas?
Al saber estas respuestas a sus preguntas importantes, sacará el máximo provecho de las acciones que está realizando. Además, creará un mayor impacto y se sentirá más alineado con su propósito.
Pero tienes que hacer el trabajo porque no puedo responder esas preguntas por ti. Para ayudarte un poco, te puedo decir por experiencia que normalmente son entre dos y cuatro horas todos los días.
Sabiendo esto, mire su horario y observe que su nivel de energía cambia de una tarea a otra. Después de comprender su flujo, todo lo que tiene que hacer es llenar esa ventana con las tareas adecuadas.
3. Tiene tu orden de cosas
El orden es un aspecto extremadamente importante del trabajo productivo. Sin orden, estaríamos perdidos y tendríamos dificultades para concentrarnos, sin mencionar la priorización y la gestión de todo lo relacionado con el trabajo.
¿Cómo?
Al tomarse el tiempo para ordenar y simplificar su entorno, estará en camino hacia una mejor productividad. Su enfoque aumentará y su mente estará más clara porque simplemente no habrá tantas distracciones.
Un escritorio de trabajo desordenado es un reflejo de un enfoque caótico del trabajo. Eso puede afectar su claridad, toma de decisiones y, sobre todo, enfoque.
¿Por dónde empezar y cuánto declutter?
Su escritorio de trabajo y su computadora portátil deben ser sus prioridades en esta lista. Después de todo, aquí es donde pasaba la mayor parte de sus horas de trabajo. El siguiente paso es mantener esas áreas ordenadas de manera consistente y asegurarse de tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Todo lo que te mantiene atascado es un desorden que ya no necesitas porque no te sirve. Las cosas de las que no está seguro también suelen ser innecesarias. Y recuerda que el desorden guardado en la caja en algún lugar profundo del armario sigue siendo un desorden que ocupa tu valioso espacio.
Simplificar siempre funciona a tu favor
La simplificación funciona a su favor porque le ahorra mucho tiempo precioso.
Entonces, en lugar de poner carpetas en carpetas en carpetas, reevalúe su sistema (ya sea electrónico o físico). ¿Es lo suficientemente simple para ti encontrar cosas cuando las necesitas? ¿Tu orden de cosas te sirve o te hace trabajar más?
BONIFICACIÓN: Preguntas de limpieza para ayudarlo a crear un espacio de trabajo más inspirador
Si bien puede haber algo más que cosas relacionadas con el trabajo en el espacio de su oficina, eso no significa que deba deshacerse de todo y dejar las paredes vacías. Puede que no sea fácil entender de qué debes deshacerte al principio.
Ten en cuenta que un espacio desordenado te mantendrá más distraído y servirá como desencadenante de acciones improductivas.
Siempre que tenga dudas sobre qué es exactamente el desorden, use las siguientes cinco preguntas para simplificar el proceso por sí mismo. Al responderlas, tendrá muy claro muy rápidamente qué cosas deben salir de su espacio de oficina.
Investigación mejorada del espacio de trabajo remoto
Un estudio de 2007 descubrió que la habitual pintura gris, beige y blanca de las paredes de las oficinas afectaba el estado de ánimo de los empleados, provocando sentimientos de tristeza e incluso depresión.
Otra investigación mostró que la temperatura, la iluminación e incluso los olores pueden afectar directamente su productividad. Se dijo que la temperatura óptima para un ambiente de trabajo típico es de alrededor de 22 °C. Un estudio de 2002 también mostró que los trabajadores con fuentes de luz natural permanecieron concentrados en las tareas durante un 15 % más que los que trabajaron solo con iluminación artificial.
Además, los empleados que trabajaban en un entorno sin ventanas reportaron menos vitalidad y menos horas de sueño. Finalmente, según un informe de 2014, lo que olemos puede afectar nuestra productividad para mejor. Un aroma a limón resultó en un 54% menos de errores.
Pensamientos finales
Tenga en cuenta que un espacio de trabajo inspirador no es exclusivo de aquellos con un gran presupuesto o ideas extravagantes. Estás a cargo de tu espacio, y solo tú puedes crearlo de acuerdo a tus deseos.
Para mejorar su espacio de trabajo, puede agregar más luz y sus colores favoritos en forma de arte, flores, paneles y estantes. Las opciones son infinitas y dependen de lo que quieras lograr.
Siga los pasos anteriores y se encontrará más satisfecho que nunca en el espacio de su oficina remota. Recuerda que tú estás a cargo de tu productividad, por lo tanto, es tu responsabilidad sobresalir y dejar que tu entorno trabaje a tu favor.
Crédito de la foto destacada: Kristin Wilson a través de unsplash.com
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