Cómo impulsar eficazmente la colaboración entre equipos: 5 consejos

Marzo de 2020 fue cuando el mundo se detuvo, pero la gente nunca lo hizo. El gran pivote enfatizó la innovación dentro del espacio virtual.

Vimos negocios cerrando ubicaciones físicas después de descubrir la rentabilidad de hacer negocios virtualmente. Las empresas pasaron de las reuniones clásicas de la sala de juntas al uso de plataformas de conferencias como Zoom para realizar negocios. Los equipos cumplieron servicios e innovaron desde casa.

La colaboración remota en equipo se convirtió en la prioridad, pero esto no siempre es fácil. También existe la colaboración entre equipos que debe tener en cuenta.

En este artículo, analizaré cómo los equipos pueden tener éxito en las colaboraciones remotas y cómo podemos impulsar la colaboración entre equipos.

¿Qué es la colaboración entre equipos?

La colaboración entre equipos es cuando varios equipos trabajan juntos para completar un objetivo común. Permite que grupos de personas de diferentes departamentos o empresas trabajen juntos. Cada equipo aporta un conjunto de habilidades expertas que aumenta la eficacia del grupo en general.

Por ejemplo, el equipo central puede ser experto en marketing, pero necesitaría la experiencia del equipo financiero para completar su objetivo. O bien, su equipo central puede ser experto en recursos humanos, pero necesitaría la asistencia de los equipos de logística y planificación para lograr un objetivo común.

Estos tipos de colaboración pueden ser poderosos. A menudo conducen a la corporación a mejoras significativas y soluciones innovadoras.

Antes de hablar más sobre cómo impulsar la colaboración entre equipos, primero debemos reconocer algunos signos de cómo puede verse un equipo poco saludable.

Es probable que sufra una mala colaboración si nota alguno de estos signos:

• Conflicto personal entre equipos.
• Desajuste de metas
• Falta de tiempo y enfoque en colaborar.
• doble trabajo
• Silos de información creados por una comunicación deficiente
• Falta de claridad en la comunicación de responsabilidades
• Microgestión
• Cadena de mando poco clara
• Alta tensión emocional y aislamiento.

Si su equipo muestra un mayor número de estos signos, es seguro decir que no es un equipo saludable.

5 consejos sobre cómo impulsar eficazmente la colaboración entre equipos

Los equipos poco saludables luchan por colaborar de forma cruzada. Entonces, si sus equipos están mostrando algunos de estos signos, entonces es hora de evaluar dónde se encuentra su equipo y comenzar a usar estrategias para ayudarlos a pasar de ineficaces a altamente efectivos.

Aquí hay cinco consejos sobre cómo impulsar de manera efectiva la colaboración entre equipos.

1. Comunicar claramente

La comunicación es el rey. Di eso varias veces más. Deja que entre en tu alma. La comunicación es el alma de todo éxito colaborativo entre equipos.

Si observa los datos estadísticos sobre por qué fallan las relaciones, por qué las personas abandonan las organizaciones o por qué hay un alto nivel de desconfianza entre las personas en nuestro gobierno, notará una tendencia importante: la comunicación era deficiente.

También podemos decir lo contrario. En el área donde el éxito fue alto, la comunicación fue buena.

Cuantas más personas agregue a su equipo, mejor será la comunicación y los métodos de comunicación deben ser.

Cuando su equipo aún era pequeño, podía arreglárselas con la comunicación interpersonal. Pero cuantos más miembros agregue al proyecto, mayor será el nivel de comunicación necesario para tener éxito.

La mala comunicación crea problemas, y la buena comunicación los resuelve. La colaboración exitosa entre equipos debe basarse en una excelente comunicación si el equipo realmente espera tener éxito.

Mejores prácticas

Tenga controles semanales y reuniones mensuales del equipo. Los check-ins semanales están diseñados para ser reuniones cortas que te permitan estar cara a cara con tu equipo.

Durante estas reuniones, compartirá la visión, hablará sobre expectativas y objetivos, responderá preguntas y abordará problemas.

Los check-ins semanales no están pensados ​​para solucionar todos los problemas de la empresa. Están destinados a ser una reunión rápida para garantizar que todos sepan lo que están haciendo.

Las reuniones mensuales son similares a los registros semanales. Sin embargo, las reuniones mensuales serán un poco más largas ya que el objetivo es informar y capacitar a sus colaboradores cruzados.

2. Establecer expectativas entre equipos

La gestión de proyectos puede ser un desafío. Cuantos más equipos y miembros del equipo agregue, más complejo puede volverse el proyecto. En lugar de administrar el proyecto, tiene el estrés adicional de administrar varios equipos que contienen varias personalidades.

Establecer expectativas de colaboración entre equipos es la clave del éxito del equipo. Esto garantiza que cada miembro del equipo comprenda las tareas, los objetivos, el comportamiento, la comunicación y los roles bajo los cuales operarán.

Mejores prácticas

Como líder, establecerá las expectativas que todos los demás seguirán.

No tome esta tarea a la ligera. Las expectativas del equipo serán la fuerza guía detrás de gran parte de lo que logrará.

Una de las mejores prácticas para esto es tomarse un tiempo y reflexionar. Reflexiona sobre cómo quieres que se comporte tu equipo. Piense en los objetivos del proyecto, los roles individuales, las tareas, los presupuestos, los recursos y el cronograma.

Luego, determine el nivel deseado de trabajo, la finalización de la tarea y las expectativas de comportamiento que necesitará el equipo. Escríbalos todos.

No olvide comunicarlos de forma clara y periódica al equipo.

3. Definir roles y responsabilidades del equipo

La confusión es una de las formas más rápidas y menos saludables de arruinar una colaboración entre equipos. El éxito prospera en la claridad.

Cuando no lo tenemos claro, subconscientemente creamos desconfianza dentro del equipo. Donde hay desconfianza, siempre hay falta de éxito porque hay falta de crecimiento.

Si vamos a crear relaciones de confianza con nuestros colaboradores entre equipos, se empieza definiendo quién hace qué y quién responde a quién.

Hay un poder simplista cuando se ayuda a las personas a saber qué deben hacer allí y quién es su supervisor directo.

Cuando se toma el tiempo para definir estas cosas, le está mostrando a la gente que pueden confiar en usted. Cuando confíen en usted, ayudarán al equipo a ser eficiente y exitoso.

Puede sonar básico, pero cuando dominamos los conceptos básicos, podemos ganar en todos los niveles. Por lo tanto, no odie los pequeños comienzos o las cosas pequeñas, porque eso es lo que lo llevará a usted y a su colaboración entre equipos a través de la línea de meta.

Haga el trabajo duro de crear herramientas en la parte delantera, para que no tenga que controlar los daños en la parte trasera.

Mejores prácticas

Cree diagramas de flujo y escriba descripciones de puestos. La gente hace lo que ve y no lo que dices.

Además, es esencial tener en cuenta que las personas rara vez recuerdan las cosas cuando las necesitan. Mantener una visualización tanto del diagrama de flujo del equipo como de las descripciones de trabajo donde las personas puedan acceder a ellos rápidamente y con frecuencia impulsará el éxito de su colaboración entre equipos.

4. Crear sistemas

Una vez escuché decir que un sistema le ahorra tiempo, energía y dinero.

Si lo piensa, los sistemas (procesos) que crea son la base para que su equipo crezca. Todo lo que existe tiene un sistema dentro del cual opera.

Tome el cuerpo humano, por ejemplo. Es un sistema que ejecuta sistemas. El cuerpo humano es un sistema complejo que alberga el sistema nervioso, el sistema endocrino y muchos otros. Cuando estos sistemas funcionan en sus niveles optimizados, el cuerpo humano es fuerte y saludable.

¿Por qué su colaboración entre equipos debe verse de manera diferente? El equipo alcanzará su máximo rendimiento con una serie de sistemas optimizados.

Para impulsar de manera efectiva la colaboración entre equipos, el líder debe desarrollar e implementar sistemas dentro del equipo. Necesitarás un sistema para todo lo que hagas.

Por ejemplo, necesitará un sistema de comunicación, un sistema de presupuesto y gastos, un sistema de marketing, un sistema de seguimiento, etc. Cuantos más sistemas implemente, mejor funcionará la colaboración entre equipos.

Mejores prácticas

Una vez que se haya tomado el tiempo de crear cada sistema, cree un documento para compartir que contenga todos los sistemas. Este será un documento vivo, ya que los sistemas pueden cambiar y, a menudo, lo hacen.

Permita que el resto del equipo tenga derecho a comentar cómo se podría mejorar el sistema. Cuanto mayor sea el aporte del equipo, mayor aceptación tendrán y mejores serán los sistemas.

Una cosa a mencionar es que no realiza todos los cambios sugeridos. En su lugar, hable con los miembros del equipo sobre el cambio y vea cómo creen que mejorará el sistema.

Si el cambio propuesto mejora el sistema, cámbielo. Sin embargo, si el cambio sugerido no mejora el sistema actual, déjelo en paz.

5. Sea transparente y elimine los obstáculos informativos

La confianza es el combustible de cohetes que impulsa cada colaboración entre equipos. Cuanto menor sea el nivel de confianza que una persona tenga en ti, menor será el resultado que obtendrás de ella.

Algunas de las cosas más importantes que degradan la confianza dentro de un equipo son la falta de autenticidad y la ambigüedad. Cuando ve estas dos cosas presentes dentro del liderazgo del equipo, el equipo comienza a pensar que los líderes son insípidos y tienen algo que ocultar.

Eso no es lo que quiere que su equipo sienta o piense. En cambio, desea que su equipo sepa que pueden confiar en que usted es quien dice ser. Quiere que el equipo entienda que el liderazgo no tiene nada que esconder. Todo se relaciona con una comunicación clara.

Si el liderazgo de colaboración entre equipos se atreviera a ser transparente y eliminar los obstáculos a la comunicación, vería uno de los equipos más saludables y efectivos.

A menudo, la negativa a ser transparente mata la moral del equipo y limita el alcance de su verdadero potencial. No puedo enfatizar la importancia de este consejo.

En los últimos 20 años, he visto desmoronarse equipo tras equipo porque el liderazgo se aferró a su necesidad de secreto. En lugar de ser transparentes, vivían en secreto. En lugar de ser comunicativos y valientes, estaban callados y asustados.

Un líder inseguro es la eventual muerte de cualquier equipo. No caigas en la trampa de sentir que necesitas ocultar cosas.

Sea transparente y audaz. Sé dueño de quién eres. Muestre al equipo dónde están las victorias y los fracasos. Sea el líder que el equipo necesita y uno que otros modelen.

Mejores prácticas

Use sus reuniones de control semanales para hablar sobre los desafíos que enfrenta con el equipo.

Sea honesto y transparente con respecto a dónde se encuentra el equipo en el cumplimiento de sus objetivos. Comparta los desafíos percibidos y las debilidades del equipo. Pida disculpas por cualquier forma en que haya maltratado o faltado el respeto a cualquier miembro del equipo.

Al disculparse, asegúrese de haber pensado cuándo y dónde es necesario hacerlo. No deberías disculparte con ellos débilmente. Sin embargo, cuando sepa que cometió un error, reconózcalo.

Por encima de todo, esfuércese continuamente por ser lo más transparente posible con el equipo que se le ha asignado.

Pensamientos finales

Las colaboraciones entre equipos pueden causar cierto nivel de ansiedad. Trabajar dentro de un grupo es un desafío, pero trabajar dentro de un grupo que está trabajando con varios otros grupos puede ser abrumador. Si implementa estos cinco consejos para impulsar la colaboración entre equipos, comenzará a ver el éxito que anhela.

Tomará tiempo, esfuerzo y trabajo, pero puedes hacerlo. Trabaje en los pasos todos los días y estará en camino hacia una colaboración exitosa entre equipos.

Crédito de la foto destacada: Smartworks Coworking a través de unsplash.com