Cómo dominar la gestión de equipos virtuales con eficacia

¿Siempre has gestionado un negocio virtual? ¿O administra un equipo en una empresa que finalmente cambió a operaciones de trabajo totalmente remotas?

Cualquiera que sea el caso, una cosa es cierta: administrar equipos virtuales es muy diferente a liderar a los miembros del equipo en un entorno de oficina. Va mucho más allá de perder la capacidad de pasar por los cubículos de los miembros de su equipo todos los días para saludarlos e invitarlos a almorzar.

¿Se pregunta cómo puede administrar su equipo virtual lo mejor que pueda? ¿Quiere asegurarse de que los miembros de su equipo virtual se sientan respaldados y puedan maximizar sus capacidades de colaboración?

Bueno, ¡no hay necesidad de comenzar a buscar en Google! En mi experiencia de administrar un equipo completamente remoto para la escuela de idiomas en línea Live Lingua durante muchos años, descubrí los siguientes consejos probados y verdaderos para administrar de manera efectiva a los miembros del equipo virtual.

5 consejos sobre la gestión de equipos virtuales

Desde formas seguras de crear una cultura de trabajo remota positiva hasta optimizar los flujos de trabajo, pruebe estos trucos para dominar la gestión de su equipo virtual de manera efectiva.

1. Cree una cultura de trabajo remoto positiva con “refrigeradores de agua virtuales”

Todos sabemos la importancia que tiene el buen enfriador de agua para los entornos de trabajo en la oficina. El enfriador de agua es donde los empleados se encuentran a lo largo del día y se cuentan historias, se ríen de los acontecimientos en el negocio, planifican eventos posteriores al trabajo y se unen. El enfriador de agua juega un papel clave en la creación de un ambiente de trabajo positivo donde los compañeros de trabajo se sienten conectados entre sí.

Dicho esto, un “enfriador de agua virtual” desempeña el mismo papel que un enfriador de agua físico: es un canal de comunicación interna que permite a los empleados remotos conectarse y hablar sobre temas distintos al trabajo.

Por ejemplo, puede ser un canal #FUN Slack designado que esté dedicado a chats sobre pasatiempos fuera del trabajo. O puede ser un foro en línea o un grupo privado de Facebook para que solo los miembros de su equipo hablen sobre pasatiempos.

Puede pensar que un enfriador de agua virtual solo distraería a los miembros de su equipo de los proyectos en cuestión e impediría su productividad y rendimiento laboral.

Sin embargo, hemos descubierto que la implementación de estos canales de comunicación internos ayudó a crear una cultura de trabajo positiva en nuestro negocio virtual, aumentando la moral y la motivación de los empleados.

¿Por qué? Bueno, es porque estos dispensadores de agua virtuales les dieron a los miembros de nuestro equipo la oportunidad de tener conversaciones no relacionadas con el trabajo. Esto les ayudó a conocerse más personalmente y vincularse (lo que a veces puede ser difícil de hacer en un entorno empresarial totalmente remoto).

La creación de estas conexiones finalmente ayudó a los miembros de nuestro equipo a convertirse en amigos que brindan apoyo y aliento en tiempos difíciles. Además, ayudó a mejorar la comunicación y la colaboración en toda nuestra empresa.

Consejos para su enfriador de agua virtual

Si desea que el enfriador de agua virtual de su negocio tenga éxito, hay varias reglas a seguir. Primero, haga una pregunta divertida en el dispensador de agua virtual todas las mañanas para iniciar la conversación.

Por ejemplo, pregunta algo como “¿Adónde esperas viajar y por qué?” Esta es una gran manera de ayudar a sus empleados a conocerse mejor.

Además, no obligue a nadie a participar en el enfriador de agua virtual, ya que eso solo causaría estrés. Si uno de sus empleados no ha compartido ninguna idea del día, no le pida que contribuya. Es posible que solo estén ocupados con proyectos y puedan responder cuando tengan tiempo.

Si las personas se sienten obligadas a contribuir con sus pensamientos todos los días, puede bajar su moral general.

Por último, trate de reconocer siempre lo que otros dicen en los dispensadores de agua virtuales: nadie quiere sentirse ignorado. El reconocimiento social puede ser clave para aumentar la moral.

Según Psych Central, “el reconocimiento social es esencial para la seguridad psicológica y el éxito comercial. Les permite a todos saber que son notados y valorados, aumenta la productividad y fortalece las relaciones laborales”.

2. Maximice la productividad con plazos de “comunicación abierta”

Un gran desafío en un entorno de trabajo virtual es que los miembros del equipo pueden no saber si sus compañeros de trabajo están ocupados trabajando en proyectos importantes y no pueden distraerse.

A veces pueden enviar correos electrónicos a sus ocupados compañeros de trabajo o bombardearlos con mensajes de Slack, lo que los distrae y les impide concentrarse en el trabajo profundo que deben completar. Esto, a su vez, puede causar mucho estrés a los compañeros de trabajo que se distraen y reducen su productividad y rendimiento laboral.

Según Harvard Business Review, “Las organizaciones que construyen una cultura en torno a minimizar las distracciones disfrutarán del beneficio compuesto de una fuerza laboral enfocada y harán que su gente se sienta menos estresada y, en última instancia, más satisfecha”.

Por lo tanto, como líder del equipo, lo mejor para usted sería designar ciertos plazos de “comunicación abierta” para los miembros de su equipo.

Puede informar a todo su equipo que, a menos que haya un proyecto urgente o una crisis que deba discutirse, deben mantener toda la comunicación entre ciertas horas, como en la mañana de 9:45 a. m. a 10:15 a. m. y más tarde en la día de 14:15 a 14:45

Durante estos períodos de tiempo de “comunicación abierta”, los miembros de su equipo sabrán que pueden enviar correos electrónicos a sus compañeros de trabajo o enviar mensajes en el enfriador de agua virtual sin distraer a nadie de los proyectos importantes que deben completarse antes de una fecha límite.

3. Anime a los miembros de su equipo a practicar el bloqueo de tiempo

Debido a que trabajan de forma remota, los miembros de su equipo tendrán tanta autonomía y libertad en la forma en que estructuran cada día de trabajo. Sin embargo, esto puede ser una receta para el desastre si alguno de los miembros de su equipo carece de disciplina y no planifica bien sus días.

Por lo tanto, ayúdelos a ser lo más productivos posible todos los días animándolos a programar cada día de trabajo utilizando bloques de tiempo.

Hágales saber que reservar tiempo para los tres proyectos más cruciales que necesitan terminar cada día, y también programar bloques de tiempo para tareas misceláneas como responder correos electrónicos, los ayudará a aumentar su productividad y rendimiento laboral cada día.

No perderán un solo minuto tratando de averiguar la siguiente tarea en la que concentrarse, ya que cada día estará completamente programado.

4. Haga que los miembros de su equipo virtual rindan cuentas y muestre gratitud

Una de las mejores formas de motivar a los miembros remotos del equipo es hacerlos responsables de sus proyectos de trabajo y asegurarse de que sepan cuánto valoras su arduo trabajo. Esto se debe a que si saben que estás satisfecho con su desempeño laboral, querrán seguir sobresaliendo.

Dicho esto, una forma segura de responsabilizar a los miembros de su equipo virtual es establecer una videollamada semanal con cada uno de ellos para preguntarles cómo están las cosas en los proyectos, cualquier problema con el que estén luchando y las tareas futuras en las que se centrarán.

También puede responsabilizar a los miembros de su equipo virtual utilizando un software de gestión de proyectos (como Basecamp) y pidiéndoles a todos que compartan actualizaciones continuas sobre lo que han terminado o están en proceso de completar.

Otra forma de responsabilizar a los miembros de su equipo es establecer horas de inicio y finalización designadas para cada uno de sus días de trabajo y luego pedirles que le envíen un correo electrónico justo cuando se registren para trabajar.

Aún mejor, pídales que proporcionen un resumen rápido de los proyectos que planean abordar para el día en cada uno de estos correos electrónicos. Los miembros de su equipo sabrán entonces que deben responsabilizarse por completar o lograr un gran progreso en los proyectos descritos en cada correo electrónico de la mañana.

Finalmente, si los miembros de su equipo virtual se hacen responsables de sus proyectos, ¡muestre su gratitud por todo su arduo trabajo!

Según Psychology Today,

“Más poderosamente, las expresiones de gratitud llevan a los empleados a sentirse valorados socialmente y a creer que sus acciones marcan una diferencia en la vida de los demás, lo que los motiva a ser útiles, cooperativos y hacer un esfuerzo adicional por la organización y quienes los rodean. Este tipo de comportamientos prosociales en el trabajo hacen que las organizaciones sean más adaptables y más atractivas para los empleados actuales y potenciales, lo que contribuye a la eficacia de la organización”.

Dicho esto, puede mostrar su gratitud enviando a los miembros de su equipo una tarjeta de regalo electrónica para una cadena de cafeterías popular o un spa de día en su área. Este gesto simple pero impactante aumentará su moral y les mostrará cuánto valoras sus esfuerzos, lo que los motivará a seguir trabajando duro y sobresaliendo.

5. Las herramientas de colaboración en línea son clave

El software de gestión de proyectos ayudará a mantener a los miembros de su equipo remotos responsables y a todos actualizados sobre los hitos del proyecto que se han completado, qué sigue en la agenda y quién es responsable de varias tareas.

Mi software de gestión de proyectos favorito es Notion. Ofrece varias funciones que me han ayudado a estar al tanto de completar todos los proyectos que tengo continuamente para Live Lingua. Notion ha sido clave para ayudarme a llevar mi empresa a nuevos niveles de éxito.

Además, otras herramientas de colaboración en línea que recomiendo usar son las aplicaciones Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google para la colaboración remota y la edición de archivos comerciales importantes sobre la marcha.

Puede compartir Hojas de cálculo de Google y Documentos de Google con los miembros de su equipo virtual y seleccionar si solo pueden ver los archivos o si tienen la capacidad de hacer comentarios o editarlos directamente. Puede pedirles que hagan sugerencias de edición, que puede aprobar una vez que las revise.

Aún mejor, si se da cuenta de que no le gusta un borrador reciente de un documento, es muy fácil volver a una versión anterior.

Para envolverlo todo

Si está buscando formas de administrar su equipo virtual de manera mucho más efectiva, considere seguir los consejos anteriores. Implemente enfriadores de agua virtuales para crear una cultura de trabajo positiva, designe plazos de comunicación abiertos para maximizar la productividad y anime a los miembros de su equipo a practicar la programación de cada día de trabajo con bloques de tiempo.

Ayude a los miembros de su equipo a hacerse responsables de sus tareas y luego muéstreles su gratitud por su arduo trabajo. Y no olvide que las herramientas de colaboración en línea, como el software de gestión de proyectos, ayudarán a optimizar los flujos de trabajo.

Seguir todos estos consejos debería ayudarlo a administrar a los miembros de su equipo virtual mejor que nunca.

Crédito de la foto destacada: charlesdeluvio a través de unsplash.com